A Hadtörténelmi Levéltár fondjegyzékének felépítése, szerkezete eltér a polgári levéltárak egységes szisztéma szerint összeállitott jegyzékeitől. Ennek magyarázata elsősorban az, hogy a hadsereg szervezete, tagolódása más volt, mint a polgári közigazgatásé. Levéltárunk létrejöttének történelmi körülményei sem hasonlíthatók a polgári levéltárakéhoz. Ez utóbbi is indokolta az eddigi levéltári gyakorlattól eltérő fondcsoportok kialakítását. Mindez – ugy véljük – nem járt semmiféle hátránnyal, Igyekeztünk jól áttekinthető, kutatóinknak kellő tájékoztatást nyujtó segédletet összeállítani.

A különböző katonai hatóságok, szervek, intézmények, parancsnokságok stb. elnevezésében az egykoru, eredeti elnevezést és irásmódot használtuk. Amennyiben az egykoru, eredeti elnevezés és ortográfia nem volt egységes, ugy azt az elnevezést és irásmódot vettük át, amelyet leggyakrabban, vagy legtovább használtak. Tehát ilyen esetekben egyöntetüségre törekedtünk. A XIX. századi német elnevezéseknél a leggyakrabban használt korabeli elnevezést, a XX. századi fondelnevezéseknél a mai helyesirás előírásait vettük alapul.

Bizonyára feltünik az, hogy az egyes fondcsoportokon belül /a római számmal jelölt/ hol további tagolódás /A., B., C., D. stb./ található, hol pedig ez elmarad. Ennek meglétét, vagy hiányát részint abban kell keresni, hogy némely csoporton belül /pl. az I. csoportnál/ nagy levéltári egységek /levéltártestek/ találhatók, mégpedig olyanok, amelyek nagyságrendben /funkcióijukat tekintve/ azonos, vagy majdnem azonos szintüek /országos katonai hatóságról van szó!/, részint pedig az időhatárbeli /ezek egyben korszakhatárt is jelentenek/ elkülönülést tartottuk szükségesnek ilyen módon jelölni. A nagy betüvel nem jelölt cimszavak csak a nagyobb egységeken belüli könnyebb eligazodást szolgálják.

A fondtörzsszám megadása ugy történik, hogy a csoport száma /a római szám/ után feltüntetjük a fondszámot. A csoportokon belüli sorszámozásnál azonban, az A-B-C-vel jelölt alcsoportokon belül bizonyos „ráhagyással dolgoztunk”, – ezért vannak a számsorban az egyes alcsoportok között kisebb-nagyobb ugrások – ez esetben az anyagszaporulat nem borítja fel az egész fonójegyzék számrendszerét, sorszámozását.

Fondjegyzékünk összeállitásánál mindenekelőtt a Levéltári Igazgatóság munkautasitásaiban foglaltakra támaszkodtunk, de igyekeztünk hasznositani az eddig megjelent számos fondjegyzék tapasztalatait is.